Voorafgaande machtiging

Wat is de voorafgaande machtiging?

De voorafgaande machtiging is een bevestiging dat de aanvrager ervan voldoende betrouwbaar is voor de uitoefening van activiteiten betreffende defensiegerelateerde producten, ander voor militair gebruik dienstig materiaal en ordehandhavingsmateriaal. Specifiek wordt daarmee bedoeld dat de aanvrager over de noodzakelijke moraliteit beschikt en een intern controlesysteem in werking heeft.
De machtiging wordt toegekend na een moraliteitsonderzoek door de dienst Controle Strategische Goederen, in samenwerking met de procureur des Konings van het arrondissement waar de aanvrager is gevestigd, de Veiligheid van de Staat en de federale politie. Daarnaast moet de aanvrager ook kunnen aantonen dat hij beschikt over een bedrijfsintern controlesysteem of Internal Compliance Program (ICP) zodat steeds de controlewetgeving wordt nageleefd. Het ICP van het bedrijf wordt geëvalueerd door middel van een vragenlijst en een bedrijfsoverleg dat plaatsvindt tijdens de aanvraagprocedure.

Voor welke gevallen moet ik over een voorafgaande machtiging beschikken?

De voorafgaande machtiging is noodzakelijk in twee gevallen.

Ten eerste moet een persoon over een voorafgaande machtiging beschikken om een vergunning te kunnen aanvragen voor een definitieve uit- of doorvoer of overbrenging naar een andere EU-lidstaat van defensiegerelateerde producten, ander voor militair gebruik dienstig materiaal en ordehandhavingsmateriaal.

Ten tweede moet een persoon over een voorafgaande machtiging beschikken om een algemene vergunning te kunnen gebruiken voor een definitieve overbrenging naar een andere EU-lidstaat van defensiegerelateerde producten.

De voorafgaande machtiging is niet noodzakelijk om een vergunning te kunnen aanvragen voor de invoer of overbrenging naar het Vlaamse Gewest van defensiegerelateerde producten en ordehandhavingsmateriaal.

De voorafgaande machtiging is ook niet noodzakelijk voor de in-, uit-, doorvoer en overbrenging van civiele vuurwapens, onderdelen en munitie.

Zijn er uitzonderingen op de verplichting van de voorafgaande machtiging?

Ja.

De voorafgaande machtiging is niet noodzakelijk als de persoon die defensiegerelateerde producten, ander voor militair gebruik dienstig materiaal of ordehandhavingsmateriaal wilt uit-, doorvoeren of overbrengen naar een andere lidstaat van de EU:

  • in het bezit is van een getuigschrift van erkenning als wapenhandelaar;
  • een gecertificeerde persoon is;
  • de EU, de NAVO, de VN, het IAEA is, of een andere intergouvernementele organisatie waarvan het Vlaamse Gewest of België lid is; of
  • een overheidsorgaan of een onderdeel van de strijdkrachten van een andere lidstaat van de EU of de NAVO is.

De uitzondering geldt ook als een andere persoon optreedt als vertegenwoordiger voor een van de voormelde personen.

Over wat een “gecertificeerde persoon” is, vindt u meer in de sectie “Certificaat van gecertificeerde persoon”.

Blijft de voorafgaande vergunning van de FOD Justitie gelden als voorafgaande machtiging?

Ja.

De voorafgaande vergunningen die voor de inwerkingtreding van het Wapenhandeldecreet afgeleverd werden door de minister van Justitie op basis van de wet van 5 augustus 1991 betreffende de in-, uit- en doorvoer van […] wapens, munitie en speciaal voor ordehandhaving dienstig materieel […] blijven gelden als voorafgaande machtigingen. Houders van dergelijke voorafgaande vergunning moeten bij de dienst Controle Strategische Goederen dus geen voorafgaande machtiging aanvragen.

De driejaarlijkse evaluatie van voorafgaande machtigingen – zie hieronder – is weliswaar ook op deze voorafgaande vergunningen van toepassing.

De voorafgaande vergunningen die meer dan drie jaar voor de inwerkingtreding van het Wapenhandeldecreet werden toegekend – i.e. vóór 20 juni 2009 – zullen binnen een jaar na de inwerkingtreding van het decreet de eerste keer geëvalueerd worden.

Hoe moet ik een voorafgaande machtiging aanvragen?

De aanvraag gebeurt op basis van het formulier op deze pagina.

Bij het aanvraagformulier moet u een aantal documenten voegen.

Ten eerste voegt u bij uw aanvraag de documenten die uw relevante activiteiten in defensiegerelateerde producten, ander voor militair gebruik dienstig materiaal of ordehandhavingsmateriaal aantonen. Over de elementen die daarin aan bod moeten komen vindt u onderaan een document met toelichting en verschillende richtsnoeren.

Ten tweede voegt u bij uw aanvraag de nodige documenten met de technische gegevens van de defensiegerelateerde producten, het ander voor militair gebruik dienstig materiaal, of het ordehandhavingsmateriaal waarop die activiteiten betrekking hebben.

Ten derde voegt u bij uw aanvraag de ingevulde vragenlijst ICP die een beschrijving geeft van uw intern programma tot naleving van de overbrengings- en uitvoercontroleprocedure of van uw uitvoerbeheerssysteem.

Ten vierde voegt u bij uw aanvraag een uittreksel uit uw strafregister of een gelijkwaardig document, dat uiterlijk één maand oud is op het moment van de aanvraag, en, als u voor een rechtspersoon een aanvraag indient, van iedere bestuurder, zaakvoerder, commissaris van de rechtspersoon en elke bijzondere gemachtigde van de rechtspersoon die bevoegd is voor in-, uit-, doorvoer en overbrenging. Opgelet: als de aanvrager een rechtspersoon is, moet ook van de rechtspersoon een uittreksel uit het strafregister voorgelegd worden, dus niet alleen van de hier genoemde personen. U kan dit uittreksel uit het strafregister van de rechtspersoon aanvragen via deze link.

Als u voor een rechtspersoon een aanvraag indient moet u ten slotte ook een afschrift van de statuten van de rechtspersoon bij de aanvraag voegen.

De volgende documenten vindt u op deze pagina:

  • Aanvraag van een voorafgaande machtiging voor de uit-, doorvoer en overbrenging van defensiegerelateerde producten, ordehandhavingsmateriaal en ander voor militair gebruik dienstig materiaal;
  • De vragenlijst ICP die een beschrijving geeft van uw intern programma tot naleving van de overbrengings- en uitvoercontroleprocedure of van uw uitvoerbeheerssysteem;

  • Bijlage bij aanvraag van een voorafgaande machtiging: Bijkomende bestuurder, zaakvoerder, commissaris van de rechtspersoon en elke bijzondere gemachtigde.

De voormelde bijlage moet u enkel gebruiken als  u de gegevens van meer dan twee bestuurders, zaakvoerders, commissarissen en / of bijzondere gemachtigden moet vermelden.
De nodige documenten moet u met een gewone of aangetekende brief aan de dienst Controle Strategische Goederen bezorgen.

Hoe lang is een voorafgaande machtiging geldig?

De voorafgaande machtiging is onbeperkt geldig, maar wordt elke drie jaar geëvalueerd, te rekenen vanaf het moment van de toekenning van de machtiging.

Met het oog op die driejaarlijkse evaluatie moet  de houder van een voorafgaande machtiging aan de dienst Controle Strategische Goederen om de drie jaar vanaf het moment van de toekenning van de machtiging een geactualiseerde weergave bezorgen van het voormelde aanvraagformulier en de voormelde documenten.