Privacyverklaring Departement Buitenlandse Zaken

1 Doel van deze privacyverklaring

Het Departement Buitenlandse Zaken van de Vlaamse Overheid hecht een groot belang aan jouw privacy en een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. Daarbij respecteren wij steeds de eisen uit de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR). Met deze privacyverklaring willen wij je informeren over het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring of over de bescherming van persoonsgegevens door het Departement, kan je steeds contact opnemen via de kanalen vermeld in deel 8 van deze privacyverklaring.

2 De verwerking van jouw persoonsgegevens  

2.1. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Het Departement verwerkt jouw contact- en identificatiegegevens. We gebruiken deze gegevens om onze opdrachten te vervullen in het kader van het algemeen belang dat het Departement Buitenlandse Zaken nastreeft. Het gaat hierbij om het behartigen van de internationale relaties van de Vlaamse Regering, met name het instaan voor de coördinatie van het internationale en Europese optreden van Vlaanderen en het voeren van de leiding over de relaties van Vlaanderen met buitenlandse overheden, de Europese Unie en internationale organisaties. Deze opdrachten vloeien onder meer voort uit artikel 6 van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie an de Vlaamse administratie.

Om onze opdrachten te vervullen in het kader van het algemeen belang organiseren wij ook congressen, recepties, lezingen en andere evenementen. Tijdens zulke evenementen worden er mogelijk foto’s en ander beeldmateriaal verwerkt waarop u herkenbaar bent. Wij verwerken nooit beeldmateriaal waarop u gericht in beeld wordt genomen tenzij u daar zelf mee instemt door vrijwillig te poseren. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt in de algemene communicatie door het Departement over haar activiteiten, zoals op haar website, sociale media en infobrochures.

2.2. Cookies

Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestandjes die jouw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer je onze website bezoekt. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je bij een volgend bezoek aan onze website als gebruiker wordt herkend waardoor surfen op onze site nog makkelijker voor je wordt. We identificeren met deze cookies geen personen maar computers.

We maken een onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies:

Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat je bij een volgend bezoek aan onze website als gebruiker wordt herkend;

Niet-functionele cookies zijn niet nodig om de website goed te laten werken. Zo plaatsen we bijvoorbeeld analytische cookies. Hierdoor weten we welke website onderdelen populair zijn en op welke plekken we onze website kunnen verbeteren.

Het is mogelijk om via de instellingen van je internetbrowser niet-functionele cookies te blokkeren  of te beheren. Bovendien kan je op elk moment de geïnstalleerde cookies van je computer verwijderen. De manier waarop je dit doet verschilt per browser. Als je cookies weigert en/of verwijdert, is het mogelijk dat je geen gebruik meer kunt maken van alle mogelijkheden die onze website te bieden heeft.

3 Met wie delen we jouw persoonsgegevens?  

Om onze dienstverlening te onderhouden en te verbeteren doen we soms een beroep op derde partijen, zoals ontwikkelaars en IT-dienstverleners. Je persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk voor hun dienstverlening, ook aan deze derde-dienstverleners worden overgemaakt of door hen worden geraadpleegd. Met deze derde partijen sluiten wij een overeenkomst om te zorgen dat zij je persoonsgegevens enkel conform de instructies van het Departement verwerken en daarbij eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteren als wij. Het Departement blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen door derden.

Op vraag van de overheid of om andere wettelijke verplichtingen na te leven, kunnen sommige persoonsgegevens worden doorgezonden aan bevoegde autoriteiten. Bijvoorbeeld in het kader van dreigende of hangende juridische procedures of in het kader van gerechtelijke opsporingen en informatievragen.

4 Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld (zie deel 2 van deze privacyverklaring). Bovendien verwijderen we jouw gegevens zonder onnodige vertraging wanneer je ons dit verzoekt (zie deel 5 van deze privacyverklaring).

5 Rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Met betrekking tot je persoonsgegevens heb je steeds het recht op:

  • Het al dan niet gedeeltelijk intrekken van de door jou verleende toestemming voor het gebruik van cookies door de instellingen voor cookies te wijzigen in je browser (zie deel 3 van deze privacyverklaring);
  • Een verzoek tot inzage van jouw persoonsgegevens;
  • Een verzoek tot rectificatie van jouw persoonsgegevens;
  • Een verzoek tot beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Een verzoek tot de algehele verwijdering van jouw persoonsgegevens;
  • Een verzoek tot gegevensoverdracht (dit betekent dat je verzoekt om je gegevens over te dragen naar jezelf of naar een andere organisatie waar de wet dit voorschrijft);
  • Een klacht in te dienen met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Alle verzoeken voor de uitoefening van bovenstaande rechten kan je bezorgen via de kanalen die worden vermeld in deel 8 van deze privacyverklaring. Als je samen met ons niet tot een oplossing komt dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen bekend onder de naam ‘Privacycommissie’). Je vindt de contactgegevens hier: https://www.privacycommission.be/nl/contact.

6 De beveiliging van jouw persoonsgegevens

Het Departement doet er alles aan om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met jouw persoonsgegevens tegen te gaan. We implementeren de passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingen voldoen aan de eisen van nationale en Europese wetgeving en verzekeren op die manier de bescherming van jouw rechten. Onze informatieveiligheidsconsulent en functionaris voor gegevensbescherming zorgen ervoor dat deze maatregelen regelmatig worden opgevolgd en aangepast waar nodig.

7 Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de publicatie ervan van kracht. We moedigen je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van veranderingen die een invloed kunnen hebben op jou. Belangrijke wijzigingen zullen uiteraard worden meegedeeld aan gebruikers door kennisgeving via courante communicatiekanalen.

Wanneer wij van plan zijn de persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, verstrekken wij via dergelijke communicatiekanalen vóór die verdere verwerking informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie.

8 Contactgegevens van het Departement Buitenlandse Zaken en van de Functionaris van Gegevensbescherming

Contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

Departement Buitenlandse Zaken

Maatschappelijke zetel: Havenlaan 88, 1000 Brussel

+32 2 553 60 32

info@buza.vlaanderen

Contactgegevens van Data Protection Officer

Havenlaan 88, 1000 Brussel

privacy@buza.vlaanderen