Klachtenbehandeling
STAP 1. Leg uw probleem of situatie voor aan de betrokken dienst of uw dossierbehandelaar binnen het departement.
Indien u geen contactgegevens hebt, kunt u gebruik maken van het algemeen e-mail info@buza.vlaanderen of telefoonnummer +32-2-553 60 32. We zullen er alles aan doen om via overleg tot een goede oplossing te komen.
De Dienst Controle Strategische Goederen kunt u rechtstreeks contacteren: csg@buza.vlaanderen
STAP 2. Indien u zich onvoldoende geholpen voelt, dan kunt u zich richten tot de klachtenmanager van het departement Buitenlandse Zaken. Deze start een onafhankelijk onderzoek en bekijkt hoe uw klacht best opgelost kan worden.
- U bezorgt uw klacht per brief, mail of telefoon. Beschrijf uw klacht zo nauwkeurig mogelijk en vermeld zeker uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Anonieme klachten kunnen niet behandeld worden. Voeg zeker een kopie toe van alle stukken (brieven, foto’s, emailverkeer,…) die uw klacht kunnen ondersteunen.
Contactgegevens van de klachtenmanager:
Klachtendienst van het Departement Buitenlandse Zaken
Havenlaan 88 bus 80, 1000 Brussel
T: +32 2 553 60 32 | E: klachten.iv@fitagency.com
- De klachtenmanager gaat op basis van een aantal elementen na of de klacht gegrond is. Indien uw klacht behandeld wordt, dan ontvangt u binnen de tien dagen een ontvangstmelding. Indien uw klacht ongegrond blijkt te zijn, dan zal de klachtenbehandelaar dit schriftelijk motiveren.
- Na ontvangst heeft de klachtenmanager 45 kalenderdagen om uw klacht te onderzoeken en te beantwoorden.
STAP 3. Hebt u bovenstaande stappen doorlopen en bent u nog steeds onvoldoende geholpen? Dan kan u met uw klacht nog terecht bij de Vlaamse Ombudsdienst.