Internal Compliance Programme

De dienst Controle Strategische Goederen (dCSG) wil bedrijven die in Vlaanderen gevestigd zijn een leidraad bieden om een bedrijfsintern controlesysteem of Internal Compliance Programme (ICP) te ontwikkelen, optimaliseren en/of verder uit te werken. Hiertoe heeft de dCSG een handboek uitgewerkt voor exporteurs van goederen voor tweeërlei gebruik (dual-use items) en ICP richtsnoeren voor de naleving van de overbrengings- en uitvoeringscontroleprocedure voor defensiegerelateerde producten.

Een ICP is een verzamelnaam voor interne bedrijfsmaatregelen die worden genomen opdat de handel conform de actuele regelgeving gebeurt. Het is een faciliterend instrument dat de nodige checks en controles inbouwt in de bedrijfsprocessen zodat steeds de controlewetgeving wordt nageleefd. Een ICP geeft de exporteur ook de mogelijkheid om proliferatierisico’s tijdig te detecteren en in te schatten. Daarnaast is een ICP een absolute voorwaarde om een globale exportvergunning voor dual-use goederen of om een voorafgaande machtiging (of certificaat van gecertificeerde persoon) te kunnen verkrijgen.

De ontwikkeling van een ICP is steeds maatwerk en een reflectie van de middelen en noden van de economische operator. Toch zijn er verschillende kernelementen die in elk ICP moeten beschreven staan. De concrete uitwerking van deze kernelementen zijn bedrijfsspecifiek. Deze kernelementen zijn o.a. een top-level management engagement, training en bewustmaking, archivering, documentatie en rapportering, evaluatie en audits en als belangrijkste het transactiescreeningsproces en -procedures. Dit ICP moet steeds gestoeld zijn op de Europese en nationale controlewetgeving. Al te vaak wordt een systeem aangekocht dat niet is aangepast aan de specifieke noden van de exporteur of dat enkel rekening houdt met bijvoorbeeld de Amerikaanse wetgeving.

De implementatie en het up-to-date houden van een ICP vergen een continue inspanning . Toch zijn er ook vele voordelen. Niet alleen draagt de het bedrijf bij aan de strijd tegen proliferatie van conventionele wapens of massavernietigingswapens, er kunnen ook efficiëntiewinsten worden geboekt. Door het bedrijfsproces in kaart te brengen en te stroomlijnen, minimaliseert het bedrijf het risico om betrokken te geraken bij malafide transacties en beschermt het de reputatie van het bedrijf, van Vlaanderen en van de Europese Unie.

ICP en AEO

Een Authorised Economic Operator (AEO) erkenning en een ICP zijn niet aan elkaar gelijk. Wel kunnen er elementen uit een AEO certificering gebruikt worden in het opstellen, implementeren of beoordelen van een ICP. Zo zijn er verschillende elementen van beide systemen die elkaar raken of zelfs gedeeltelijk overlappen zoals bijvoorbeeld archivering en documentatie, training en audits. Maar enkel met een AEO-erkenning komt het bedrijf bijvoorbeeld niet in aanmerking voor een globale vergunning.

EU richtlijnen voor een dual-use ICP

Sinds 2011 zijn er ICP richtlijnen beschikbaar voor bedrijven in het kader van vereenvoudiging van de voorwaarden voor de overdracht van defensiegerelateerde producten binnen de Europese Unie. Momenteel werken de lidstaten en de Europese Commissie aan EU ICP richtlijnen voor dual-use items. De Europese Commissie houdt momenteel een publieke consultatie over deze richtlijnen. U kunt tot 15 november 2018 feedback geven via deze link.