KADER
Bedrijven die strategische goederen uitvoeren zijn aan exportcontrole onderworpen en hebben binnen dat kader verschillende verplichtingen in hun relatie hun (handels-)relatie met (potentiële) klanten. Daarbij is transactiescreening, een screening van het eindgebruik en de betrokken partijen in de transactie, een kernelement. Daarom krijgt dit element ook veel aandacht op de compliance-pagina van deze website en in de ICP-gids van de dienst Controle Strategische Goederen (“dCSG”).
Het moet weliswaar duidelijk zijn dat dergelijke verplichting het zuivere exportcontrolekader overstijgt. Door de potentiële impact van strategische goederen op mensenrechten ligt die verplichting ook in lijn met de verplichting van bedrijven om in hun marketing en in alle fasen van hun (handels-)relatie met (potentiële) klanten due diligence (“gepaste zorgvuldigheid”) inzake mensenrechten aan de dag leggen. Bedrijven hebben in die zin een autonome verantwoordelijkheid om mensenrechten te respecteren, los van de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de Staat. In het geval van exporteurs van strategische goederen betekent dit dat zij medeverantwoordelijk zijn om misbruik van hun producten te voorkomen, los van de strikte naleving van de exportcontroleregelgeving en de beslissingen van de Staat om uitvoervergunningen toe te kennen.
Zoals het element van transactiescreening aantoont interageren de due diligence-verplichtingen van bedrijven inzake mensenrechten weliswaar gedeeltelijk met de exportcontroleverplichtingen inzake strategische goederen en kunnen deze dus ook deels binnen het exportcontrolekader afgedwongen worden. Om die reden werd het belangrijk geacht om de concrete verantwoordelijkheden en verwachtingen en hun link met exportcontroleverplichtingen te verduidelijken, niet alleen op het vlak van transactiescreening, maar in alle opvolgende fasen van de handelsrelatie. Daarbij moet het duidelijk zijn dat due diligence een zorgvuldigheidsplicht is waaraan bedrijven naar eigen vermogen en handelen moeten voldoen, ongeacht hun grootte. Aangetoonde due diligence, i.e. zorgvuldig handelen, maakt in die zin dat de voormelde verantwoordelijkheid niet noodzakelijk tot aansprakelijkheid hoeft te leiden als uitgevoerde producten toch misbruikt zouden worden.
CONCRETE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN VERWACHTINGEN
Transactiescreening
Het toonvoorbeeld van de voormelde interactie tussen due diligence-verplichtingen en exportcontroleverplichtingen betreft het reeds aangehaalde kernelement van transactiescreening. Due diligence inzake mensenrechten vereist immers evenzeer dat een bedrijf zelf potentiële klanten screent en daarbij zelf het mogelijk misbruik van zijn goederen inschat en deel maakt van het beslissingsproces. Dat betekent minstens dat van bedrijven mag verwacht worden dat zij zelf een aantal publieke beschikbare elementen verifiëren. Daarnaast moeten bedrijven in hun eigen beoordeling van een opportuniteit ook algemeen rekening houden met de uitvoercriteria van het Wapenhandeldecreet. Om bedrijven daarin te ondersteunen stelt de dCSG richtsnoeren voor dergelijke risicobeoordeling ter beschikking (zie hieronder).
Due diligence-verplichtingen gaan weliswaar verder, net als de verwevenheid met exportcontroleverplichtingen van bedrijven.
Mission statement, responsabilisering en ICP
Eerst en vooral moeten bedrijven hun bewustzijn van de impact van hun goederen op mensenrechten en hun eigen verantwoordelijkheid expliciteren, net als dat bij exportcontroleverplichtingen het geval is. Dat past in eerste instantie binnen hun “mission statement” (beleidsverklaring), “code of conduct” of een vergelijkbaar document. Daar hangt logischerwijze de betrokkenheid van het senior management aan vast en de responsabilisering van het personeel, in dit geval vooral zij die bij marketing en sales betrokken zijn.
Aan de opgenomen engagementen moet dan verder uitwerking gegeven worden in de interne processen van bedrijven. Gelet op de verwevenheid met exportcontrole kan dit voor de relevante elementen perfect in het internal compliance program (“ICP”) dat voor exportcontroledoeleinden zo belangrijk is. Daarom heeft de dCSG daarvoor aandacht in zijn ICP-richtlijnen (zie hieronder).
Verplichtingen in alle fasen van de (handels-)relatie
Hoger werd al ingegaan op de aandacht die bedrijven in de precontractuele fase moeten hebben voor transactiescreening.
Betreffende de contractuele fase moeten bedrijven er vervolgens over denken om in contracten een mensenrechtenclausule te voorzien en gevolgen te verbinden aan de niet-naleving daarvan. Tijdens deze fase interageren de due diligence-verplichtingen van bedrijven ook met hun verplichtingen in het kader van uitvoervergunningsprocedures. Bedrijven moeten volgens het Wapenhandeldecreet bij elke aanvraag alle informatie bezorgen over de vooropgestelde eindgebruiker en het vooropgestelde eindgebruik (artikel 19, §1 en 24, §1). Sowieso is dat een actieve verplichting en moet het bedrijf dus actief de bestemmeling en de eindgebruiker daarover bevragen. Rekening houden met hun due diligence-verplichtingen gaat dit verder dan louter informatie over de eindgebruiker en het eindgebruik as such. Bedrijven moeten ook beschikbare informatie delen over het bilan van de eindgebruiker die een impact kan hebben op de beoordeling van een vergunningsaanvraag op basis van de criteria in artikel 26 en 28 van het Wapenhandeldecreet.
Ook in de fase na levering interageren de due diligence-verplichtingen van bedrijven met hun exportcontroleverplichtingen. Er moet immers ook opvolging gegeven worden aan uitgevoerde transacties. Het Wapenhandeldecreet bevat in die zin de verplichting om tijdens de geldigheidsduur van de vergunning verkregen informatie over de wijziging van doel of bestemming of van de wederuitvoer van zijn goederen aan de dCSG te bezorgen (artikel 19, §4, en 24, §5). De due diligence-verplichting gaat een beetje verder: in geval van een vermoeden van misbruik van de goederen moeten bedrijven dit ongeacht het tijdstip melden aan de dCSG, en ook zelf naar hun verkregen informatie handelen, los van enige maatregelen die de dCSG en zijn partnerinstanties zouden treffen, zoals de schorsing van vergunningen. Daarbij moeten zij in de mate van het mogelijke gebruik maken van de leverage die hun handelsrelatie met hun klant hen biedt, waaronder de relevante contractuele bepalingen waarnaar hoger verwezen werd. Dat is cruciaal in de beoordeling van hun due diligence (en mogelijke aansprakelijkheid). Met het oog op hun ICP is het daarom ook belangrijk dat bedrijven deze informatieverplichtingen tegenover de dCSG en hun handelen in dergelijke situaties mee opnemen in hun interne procedures voor opvolging van transacties en rapportering aan de dCSG.
ONDERSTEUNING VAN DE DCSG
Richtsnoeren voor risicobeoordeling door bedrijven
Met het oog op een effectieve en eenvoudige toepassing van de beschreven verwachtingen voorziet de dCSG de nodige ondersteuning. Specifiek voor transactiescreening vindt u op deze pagina richtsnoeren voor risicobeoordeling. Die richtsnoeren bevatten twee onderdelen.
Het eerste onderdeel is een doorvertaling van het inhoudelijk kader rond de “indicatieve inlichtingen” die de dCSG kan verschaffen over een vooropgestelde transactie naar prima facie beoordelingen door vergunningsaanvragers (zie ook de pagina over indicatieve inlichtingen). Concreet is dit een opsomming van de publieke beschikbare elementen die de dCSG gebruikt voor “indicatieve inlichtingen”, zodat bedrijven zelf snel een prima facie beoordeling van de toelaatbaarheid van een transactie kunnen maken.
Het tweede onderdeel van de richtsnoeren is een publieke versie van het stroomschema dat de dCSG gebruikt voor de toetsing van uitvoeraanvragen aan de beoordelingscriteria van het Wapenhandeldecreet. Dit stroomschema vertaalt de criteria in vragen die moeten beantwoord worden om de toelaatbaarheid van een aanvraag te beoordelen. Voor bedrijven geeft dit stroomschema een duidelijker inzicht in de elementen die in een vergunningsprocedure een rol spelen, en waarmee dus ook zij moeten rekening houden als ze met een klant een relatie aangaan en vervolgens transacties overeenkomen. Naast de vragenlijst bevat het schema ook een niet-exhaustieve lijst van overzichten van relevante publiek beschikbare basisbronnen en referentiebronnen voor bepaalde specifieke doeleinden.
Dit document wordt voor alle duidelijkheid enkel ter beschikking gesteld als hulpinstrument voor interne beoordelingen door bedrijven. Het is absoluut niet de bedoeling dat bedrijven interne beoordelingen ter validatie aan de dCSG voorleggen. Een inschatting vanuit de dCSG kan enkel onder de vorm van een voorlopig advies of “indicatieve inlichtingen”.
Inbedding due diligence in ICP-richtlijnen
Hoger werd al aangegeven hoe het internal compliance program van exporteurs van strategische goederen ook een goed instrument is om ook de beschreven due diligence-verplichtingen te implementeren. De dCSG zal daarom in zijn ICP-bijstandsdocumenten ook aandacht voor diligence-component. Zo bevat de dCSG ICP gids 2021 (273 kB) van de dCSG concrete richtlijn in de relevante secties.