Bijkomende documenten bij een vergunningsaanvraag

Verklaring van de eindgebruiker

Een verklaring van de eindgebruiker is een document dat in eer en geweten wordt opgemaakt door de op het moment van de beslissing over de vergunningsaanvraag laatst bekende natuurlijke persoon of rechtspersoon waaraan het gebruik van de over te brengen of uit of door te voeren goederen zal toevallen. Dit is de “eindgebruiker”.  

In geval van een rechtspersoon moet de verklaring ondertekend worden door de personen binnen de rechtspersoon die persoonlijk verantwoordelijk zijn voor in-, uit-, doorvoer en overbrenging. 

Een verklaring van de eindgebruiker is essentieel in de controle op het eindgebruik en heeft twee functies.  

Ten eerste geeft de eindgebruiker in zijn verklaring informatie over de transactie waarvoor een vergunningsaanvraag werd ingediend. De verklaring bevat in die zin de gegevens van de eindgebruiker en een gedetailleerde beschrijving van de goederen in kwestie en het eindgebruik ervan.  

Ten tweede verbindt de eindgebruiker er zich in zijn verklaring toe om verantwoordelijk om te gaan met de goederen die hij van zijn Vlaamse leverancier wil ontvangen. Hij gaat die verbintenis aan ten opzichte van de Vlaamse overheid. 

De precieze inhoud die een verklaring van de eindgebruiker moet bevatten om in Vlaanderen een overbrengings- of uitvoervergunning te krijgen is grotendeels vastgelegd in het Wapenhandelbesluit. Het gaat daarbij zowel over de nodige gegevens als over de nodige verbintenissen. Deze vormen de minimuminhoud; de eindgebruiker kan spontaan meer informatie geven en de dienst Controle Strategische Goederen kan of moet in specifieke gevallen de opname van meer gegevens of verbintenissen eisen. In de richtlijnen omtrent de voorlegging van een “verklaring van de eindgebruiker” vindt u meer toelichting over de minimuminhoud van de verklaring van de eindgebruiker. Deze richtlijnen zijn beschikbaar in het Nederlands en het Engels. 

Naast richtlijnen vindt u in de rechterkolom ook verschillende sjablonen voor de opmaak van de verklaring van de eindgebruiker. Deze sjablonen zijn in het Engels opgesteld en zijn gedeeltelijk gebaseerd op het Europese model van eindgebruikerscertificaat voor uitvoer van producten tweeërlei gebruik.   

Er zijn drie sjablonen voor de eigenlijke verklaring. Er is een algemeen sjabloon en twee specifieke sjablonen voor twee specifieke gevallen. Het eerste specifieke sjabloon is voor het geval dat de eindgebruiker een “operationele eindgebruiker”, zoals strijdkrachten, politie, andere binnenlandse veiligheidsdienst en vergelijkbare eenheden. Het tweede specifieke sjabloon is voor het geval dat de eindgebruiker een systeemintegrator is, die de Vlaamse goederen (onderdelen) gaat integreren in een groter geheel. Deze gevallen verschillen een beetje op het vlak van de verbintenissen die de eindgebruiker moet aangaan.  

Daarnaast zijn er ook bijlagen bij de sjablonen, die in principe alleen moeten ingevuld worden als de dienst Controle Strategische Goederen dat vraagt. Een relevante uitzondering is wanneer u een vergunning voor de uit-, doorvoer of overbrenging van “gevoelige goederen” aanvraagt. Dan moet de eindgebruiker met behulp van de relevante bijlage de specifieke verbintenis aangaan om bij een eventuele (weder)uitvoer de toestemming van de Vlaamse Regering te vragen. 

Eindgebruikers zijn niet 100% verplicht om de sjablonen te gebruiken, maar als ze een eigen sjabloon willen gebruiken moeten ze er wel voor zorgen dat alle verplichte gegevens en verbintenissen in hun verklaring zijn opgenomen. Zo niet wordt de verklaring niet aanvaard en is de uitvoeraanvraag uiteindelijk niet ontvankelijk. 

In sommige gevallen wordt de verklaring van de eindgebruiker niet zomaar aanvaard en moet deze bekrachtigd worden door de plaatselijke Belgische ambassade vooraleer ze aan de dienst Controle Strategische Goederen bezorgd wordt. In de richtlijnen omtrent de voorlegging van een “verklaring van de eindgebruiker” vindt u wanneer legalisatie wel en niet nodig is.   De contactgegevens van de Belgische ambassades wereldwijd vindt u via de website van FOD Buitenlandse Zaken.

(internationaal) invoercertificaat

Een (internationaal) invoercertificaat is een document dat wordt opgesteld door de overheid van het land van bestemming, anders gezegd het land waarnaar de goederen vanuit België worden overgebracht, of uit- of doorgevoerd. In dit document bevestigt deze overheid dat zij weet heeft van het feit dat de goederen haar grondgebied zullen worden binnengebracht, dat zij zich hiertegen niet verzet en dat de goederen na invoer onder de vigerende regelgeving van deze overheid vallen. T.a.v. bepaalde landen heeft  België zich er in het verleden geëngageerd om een vergunning voor definitieve uitvoer of overbrenging pas toe te kennen nadat het land van bestemming aan de bestemmeling een (internationaal) invoercertificaat heeft toegekend.  

De laatste jaren is het (internationaal) invoercertificaat wel wat in onbruik geraakt. Landen buiten de EER waarvoor op een bepaalde moment een (internationaal) invoercertificaat moest voorgelegd worden zijn de volgende: Andorra, Australië, Bosnië en Herzegovina, Canada, Hongkong, Japan, Macedonië, Maleisië, Montenegro, Nieuw-Zeeland, Singapore, Turkije, Verenigde Staten, Zuid-Korea en Zwitserland. Voor deze landen informeert u best even bij uw klant of hij voor de vooropgestelde transactie bij zijn autoriteit nog een IIC kan verkrijgen. 

Let op, een (internationaal) invoercertificaat vervangt de verklaring van de eindgebruiker niet. Behalve bij de aanvraag van een globale vergunning voor overbrenging van defensiegerelateerde producten is deze altijd nodig. 

Zelf nog een internationaal invoercertificaat nodig? 

De verbintenis van België t.o.v. bepaalde landen om een vergunning voor definitieve uitvoer, doorvoer of overbrenging pas toe te kennen nadat dat land aan de bestemmeling een (internationaal) invoercertificaat heeft toegekend geldt wederzijds.  

Als u dus goederen uit die landen wilt invoeren of overbrengen is het goed mogelijk dat de afzender van de goederen – uw leverancier – u vraagt om aan hem een internationaal invoercertificaat te bezorgen. Hij zal immers zo’n internationaal invoercertificaat moeten voorleggen om een vergunning voor de definitieve uitvoer of overbrenging naar België te kunnen krijgen.  

Als voor de invoer of overbrenging naar het Vlaamse Gewest waarvoor u een internationaal invoercertificaat aanvraagt ook een vergunning of een kennisgeving nodig is, al naargelang het geval, moet u dus twee documenten bij de dienst Controle Strategische Goederen indienen; enerzijds een aanvraag van een internationaal invoercertificaat en anderzijds een vergunningsaanvraag of een kennisgeving. 

Het formulier om een internationaal invoercertificaat aan te vragen vindt u in de rechterkolom. 

Kopie van de invoervergunning van het land van bestemming

Een invoervergunning is een document dat wordt opgesteld door de overheid van het land van bestemming, anders gezegd het land waarnaar de goederen vanuit België worden overgebracht, of uit- of doorgevoerd. Met dit document geeft deze overheid de toestemming aan de natuurlijke persoon of rechtspersoon in het land van bestemming naar wie de goederen vanuit België worden overgebracht of uit- of doorgevoerd om de betreffende goederen in te voeren. 

Als de goederen in het land van bestemming aan een invoervergunning onderworpen zijn, moet u een kopie daarvan ook bij uw uitvoeraanvraag voegen. Let wel, net als bij het (internationaal) invoercertificaat ontslaat de voorlegging van de invoervergunning u niet van de verplichting om een verklaring van de eindgebruiker voor te leggen. Dat is immers de basisverplichting. 

Titels van legaal bezit aanvaard door de dCSG

Het voorhanden hebben en verwerven van civiele vuurwapens, onderdelen en munitie, van bepaalde defensiegerelateerde producten en van bepaald ordehandhavingsmateriaal is onderworpen aan de regels van de federale Wapenwet van 8 juni 2006 en de uitvoeringsbesluiten ervan.  

De in-, uit- en doorvoer en de overbrenging van deze goederen wordt alleen toegestaan als de aanvrager op basis van de Wapenwet van 8 juni 2006 en de uitvoeringsbesluiten ervan gerechtigd is om de betreffende goederen voorhanden te hebben of te verwerven. 

Naargelang het geval moet u bij uw aanvraag dan ook een kopie van een van de volgende documenten voegen: 

  • Vergunning tot het Voorhanden Hebben van een Vuurwapen (model 4 – artikel 11 Wapenwet); 
  • Voorlopig Getuigschrift van Inschrijving (model 6 – artikel 17 Wapenwet); 
  • Sportschutterslicentie (enkel voor wapens ontworpen voor het sportschieten – artikel 12 Wapenwet); 
  • Jachtverlof (enkel voor lange wapens daar toegelaten waar het jachtverlof geldig is – artikel 12 Wapenwet); 
  • Getuigschrift van Erkenning van een Wapenverzameling of Privé-museum (model 3 – artikel 6 Wapenwet). 

Bij de overbrenging van civiele vuurwapens of onderdelen daarvan vanuit een andere lidstaat van de EU kan u ook een kopie voegen van de voorafgaande machtiging voor de verwerving van een wapen in een andere Staat van de EU (de 'blauwe kaart'). Deze machtiging voor de verwerving wordt toegekend door de provinciegouverneur en is complementair aan de vergunning voor de overbrenging toegekend door het Vlaamse Gewest. Anders gezegd, telkens u bij de dienst Controle Strategische Goederen een vergunning voor de overbrenging van civiele vuurwapens of onderdelen daarvan aanvraagt, moet u bij uw provinciale wapendienst ook een machtiging voor de verwerving aanvragen. 

Voor meer informatie over uw verplichtingen onder de federale Wapenwet van 8 juni 2006 en de uitvoeringsbesluiten ervan, neemt u contact op met de wapendienst van de provincie van uw woonplaats. 

pdf bestandContactgegevens wapendiensten Vlaamse provincies (16 kB).